Seu Primeiro Atendimento

O que e

Este guia mostra o passo a passo para você realizar seu primeiro atendimento no ConvertaFlow — desde conectar o WhatsApp até responder a primeira mensagem de um contato.

Antes de começar

Para fazer seu primeiro atendimento, você precisa ter:

• Uma conta ativa no ConvertaFlow
• Um número de WhatsApp disponível para conectar
• Acesso a um celular com WhatsApp instalado (para escanear o QR Code)

Passo a passo

Passo 1 — Conectar o WhatsApp

1. No menu lateral, va em Conexões (dentro de Integrações)
2. Clique em Nova Conexão
3. Escolha um nome para sua conexão (ex: "WhatsApp Principal")
4. Escaneie o QR Code com o WhatsApp do seu celular:
   • Abra o WhatsApp no celular
   • Va em Configurações > Aparelhos Conectados > Conectar um aparelho
   • Aponte a câmera para o QR Code na tela
5. Aguarde a conexão. O status mudara para Conectado (icone verde)

Pronto — seu WhatsApp esta integrado ao ConvertaFlow.

Passo 2 — Aguardar ou iniciar uma conversa

Existem duas formas de começar um atendimento:

Receber uma mensagem (mais comum) Quando um contato envia mensagem para o número conectado, o ConvertaFlow recebe automaticamente e cria um ticket na fila de atendimento.

Iniciar uma conversa (proativo) Na tela de Chat, você pode iniciar uma conversa com um contato existente ou novo número.

Passo 3 — Acessar a tela de Chat

1. No menu lateral, clique em Chat (dentro de Atendimento)
2. A tela de Chat e dividida em 3 colunas:
   • Esquerda — Lista de conversas, organizada em 4 abas: Pendente (sem atendente atribuído), Aberto (em atendimento), Fechado (encerrado) e Importados (histórico de backup aguardando aceite)
   • Centro — Conversa selecionada com histórico de mensagens
   • Direita — Informações do contato (nome, telefone, tags, dados do CRM)

Passo 4 — Aceitar o ticket

Quando uma nova mensagem chega, ela aparece na lista de conversas a esquerda com um indicador de mensagens não lidas. Clique na conversa para abri-lá.

Se o ticket estiver na fila sem atendente, você pode aceita-lo para assumir o atendimento.

Passo 5 — Responder a mensagem

1. Na area central da tela, você vera o histórico de mensagens com o contato
2. Digite sua resposta no campo de mensagem na parte inferior
3. Pressione Enter para enviar (ou clique no botao de envio)

Você também pode:

• Enviar arquivos e mídias (imagens, vídeos, documentos, áudios)
• Usar respostas rápidas — mensagens pre-definidas que agilizam o atendimento
• Enviar mensagens de voz gravadas diretamente na plataforma

Passo 6 — Encerrar o atendimento

Quando a conversa for concluida:

1. Clique para encerrar o ticket
2. O ticket muda para o status Resolvido
3. Se a pesquisa NPS estiver ativa, o contato recebe automaticamente uma pesquisa de satisfação

Dicas para o primeiro atendimento

Crie respostas rápidas Antes de começar a atender, crie respostas rápidas para as perguntas mais comuns (ex: horario de funcionamento, formas de pagamento, link do catalogo). Acesse em Atendimento > Respostas Rápidas.

Configure as filas Filas organizam os atendimentos por departamento (ex: Vendas, Suporte, Financeiro). Configure pelo menos uma fila em Configurações antes de começar.

Ative as notificações de som Em Notificações, certifique-se de que o som de notificação esta ativado para não perder nenhuma mensagem.

Use o painel do contato A coluna da direita na tela de Chat mostra as informações do contato, incluindo tags, histórico de conversas anteriores e dados do CRM. Use essas informações para personalizar o atendimento.

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Aba Importados

A aba Importados aparece no Inbox quando você restaura o histórico de conversas de uma conexão WhatsApp via backup. Ela reúne todos os tickets históricos trazidos do backup, marcados como isHistorical=true.

Por que ela existe

Quando você faz uma restauração de backup, centenas de conversas antigas chegam de uma vez. Para não misturar automaticamente com a fila de atendimento ativo, elas ficam na aba Importados aguardando revisão manual.

Aceitar uma conversa importada

1. Clique na aba Importados no Inbox
2. Localize o ticket desejado na lista
3. Clique no botão Aceitar ao lado do ticket
4. O ticket sai de Importados e vai para a aba Aberto, já atribuído ao seu usuário
5. A conversa abre automaticamente para você começar o atendimento

Aceitar todos de uma vez

Se quiser mover todas as conversas importadas para Aberto de uma vez, clique em Aceitar Todos no cabeçalho da aba. Todos os tickets ficarão atribuídos ao seu usuário.

Diferença entre Importados e Pendente

• Pendente — conversas ativas sem atendente atribuído (clientes que escreveram agora)
• Importados — conversas históricas do backup (clientes que escreveram no passado)

Dica: Você não é obrigado a aceitar todos os tickets importados. Pode aceitar apenas os contatos que quiser continuar atendendo e deixar o restante na aba.

Perguntas frequentes

Posso atender pelo celular? O ConvertaFlow funciona no navegador do computador e também pode ser acessado pelo navegador do celular. A experiência e otimizada para desktop, mas funciona em dispositivos moveis.

Quantos atendimentos posso fazer ao mesmo tempo? Não ha limite. Você pode alternar entre conversas clicando na lista a esquerda. Todas as conversas ficam abertas simultaneamente.

O contato sabe que estou usando o ConvertaFlow? Não. Para o contato, a conversa aparece normalmente no WhatsApp, como se você estivesse respondendo diretamente pelo celular.

E se eu perder a conexão com o WhatsApp? A plataforma exibe um alerta de desconexão. Basta acessar Conexões e reconectar escaneando o QR Code novamente.

Posso transferir um atendimento para outro membro da equipe? Sim. Na tela de Chat, você pode transferir o ticket para outro atendente ou para outra fila. O histórico completo da conversa acompanha a transferência.

O que acontece com as mensagens que chegam fora do horario? As mensagens ficam na fila de atendimento até que um atendente as aceite. Se você tiver a IA configurada, ela pode responder automaticamente fora do horario.