Gerenciamento de Contatos
Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Todos
Todos os seus leads e clientes ficam centralizados aqui, independente do canal (WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram).
Informações de um Contato
Ao clicar em um contato, você ve:
- Nome e foto
- Número de telefone e email
- Canal de origem (WhatsApp, Instagram, etc.)
- Tags aplicadas
- Campos customizados
- Histórico de conversas
- Posição no pipeline
- Lead Score (Profissional+)
Como o nome do contato e definido
O nome exibido para cada contato e determinado automaticamente:
- Se o contato esta salvo na agenda do celular vinculado, aparece o nome salvo
- Se não esta salvo, aparece o nome que a pessoa configurou no perfil do WhatsApp
- Se nenhum nome estiver disponível, aparece o número de telefone
- A cada nova mensagem recebida, o nome e atualizado automaticamente com o perfil mais recente do WhatsApp
Contato pertence ao CRM, não ao canal
O ConvertaFlow segue o padrão do mercado (HubSpot, Salesforce, Intercom): seus contatos pertencem a empresa, não ao canal de comunicação. Isso significa:
- Excluir uma conexão WhatsApp NUNCA apaga contatos. O lead continua vivo no pipeline, com todas as tarefas, agendamentos, deals, notas e histórico de atividade preservados.
- O mesmo contato pode ter conversas em multiplas conexões (ex: número comercial e número pessoal da empresa) sem conflito — cada conexão mantem seu próprio histórico.
- Se você trocar de número do WhatsApp e remover a conexão antiga, seus leads continuam intactos na esteira de vendas.
O que é perdido ao excluir uma conexão: apenas as conversas, mensagens e mídia daquela conexão específica. Nada mais.
Reconectar uma conversa
Se um lead não tem conversa ativa (porque a conexão por onde ele falava foi excluida), você pode iniciar uma nova conversa por qualquer conexão ativa:
- Abra o perfil do contato
- Use a opção "Iniciar conversa" e escolha por qual conexão
- Uma nova conversa e criada, mantendo todo o histórico de CRM (tarefas, deals, notas) intacto
Como adicionar contato manualmente
- Menu lateral > Contatos > Todos
- Clique em "Adicionar Contato"
- Preencha nome, telefone (com +55 e DDD) e email
- Salve
Importar contatos em massa
- Menu lateral > Contatos > Importar
- Baixe o modelo CSV de exemplo
- Preencha com os dados dos contatos (nome, telefone no formato +5511999999999, email)
- Faca upload do arquivo CSV
- Mapeie as colunas (nome, telefone, email)
- Confirme a importação
Tags (Etiquetas)
Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Tags
Tags são rotulos coloridos para organizar e segmentar seus contatos. Um contato pode ter varias tags ao mesmo tempo.
Exemplos de tags: "Cliente VIP", "Lead Quente", "Comprou Produto X", "Black Friday", "Interessado em Curso".
Tags vs Etapas do Pipeline — qual a diferença?
Tags e Etapas do Pipeline (funil de vendas) são coisas diferentes e complementares:
Tags: Organização e marketing. Servem para classificar QUEM e o contato.
- Um contato pode ter varias tags ao mesmo tempo
- Não tem ordem nem progressão
- Principal uso: segmentar contatos para campanhas e filtros
- Exemplo: contato tem tags "VIP" + "Comprador" + "Interessado em Curso"
Etapas do Pipeline: Vendas e receita. Servem para acompanhar ONDE o negócio esta no funil.
- Um contato tem apenas 1 posição por pipeline
- Tem ordem sequencial (Novo > Interessado > Negociação > Fechado)
- Cada negócio tem valor em R$
- Gera relatórios de vendas e motivos de perda
- Exemplo: contato esta na etapa "Negociação" com deal de R$ 5.000
Você pode usar os dois ao mesmo tempo: um flow pode mover o contato para a etapa "Interessado" E adicionar a tag "Lead Quente".
Como criar uma tag
- Va em Contatos > Tags
- Clique em "Nova Tag"
- De um nome e escolha uma cor
- Salve
Como aplicar tag a um contato
- Na ficha do contato, clique em "Adicionar Tag"
- Durante o atendimento no chat, no painel lateral direito: clique em "+ Adicionar" na secao Tags e selecione a tag desejada
- Automaticamente via Flow Builder (no "Adicionar Tag")
- Via importação CSV (coluna de tags)
Como remover tag de um contato
- No chat, clique na badge da tag no painel lateral direito (o X aparece ao passar o mouse)
- Na ficha do contato, clique no X ao lado da tag
- Automaticamente via Flow Builder (no "Remover Tag")
Como usar tags em campanhas
- Crie um segmento com filtro de tag (ex: "contatos com tag VIP")
- Na campanha, selecione esse segmento como audiência
- A campanha sera enviada apenas para contatos com aquela tag
Como usar tags em flows
- No "Adicionar Tag": aplica tag automaticamente quando o contato passa por aquele ponto do flow
- No "Remover Tag": remove a tag automaticamente
- Na "Condição": verifica se o contato tem ou não uma tag específica para decidir o caminho
Campos Customizados (Profissional+)
Onde acessar: Menu lateral > Configurações > Geral (secao Campos Customizados)
Crie campos extras para armazenar informações específicas dos seus contatos (ex: CPF, data de nascimento, empresa, cargo).
Limites por plano:
- Essencial: 5
- Profissional: 20
- Business: 50
- Enterprise: ilimitado
Segmentos (Profissional+)
Segmentos são filtros dinamicos que agrupam contatos automaticamente com base em critérios.
Exemplos:
- "Contatos com tag VIP que enviaram mensagem nos últimos 7 dias"
- "Contatos do Instagram que estão no estágio Negociação"
Limites por plano:
- Essencial: 3
- Profissional: 15
- Business: 50
- Enterprise: ilimitado
Lead Scoring (Profissional+)
Sistema automático que pontua seus contatos com base em interações. Contatos mais engajados recebem pontuação maior, ajudando a priorizar quem tem mais chance de comprar.
Carteiras
Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Carteiras
Agrupe contatos em carteiras para organizar por atendente responsável ou segmento de negócio.
Empresas
Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Empresas
Cadastre empresas e vincule contatos a elas. Útil para vendas B2B.
Exportação CSV (Profissional+)
Exporte seus contatos para uma planilha CSV para analise externa ou backup.
Não Perturbe (DND)
Onde acessar: Perfil do contato (clique no nome do contato em qualquer conversa) > secao "Não Perturbe"
Ative o DND para proteger um contato de receber mensagens em canais específicos. Útil quando o contato pediu para parar de receber determinado tipo de comunicação.
Canais disponíveis
- Todos os canais: Bloqueia qualquer envio para este contato em qualquer canal
- WhatsApp: Bloqueia apenas mensagens WhatsApp (campanhas e flows)
- Email: Bloqueia emails de marketing e automações
- SMS / Chamadas: Bloqueia SMS e chamadas automatizadas
Como usar
- Abra o perfil do contato
- Role até a secao "Não Perturbe (DND)"
- Ative o toggle do canal desejado
- A proteção e aplicada imediatamente
Comportamento
- DND de "Todos os canais" prevalece sobre configurações individuais
- Flows e campanhas verificam o DND antes de enviar — o contato e pulado automaticamente
- Atendentes ainda podem enviar mensagens manualmente no chat (DND não afeta o atendimento humano)
- O DND não cancela conversas em andamento, apenas previne novos envios automáticos
Feed de Atividades
Onde acessar: Perfil do contato > aba "Atividade" (icone de relampago)
O Feed de Atividades mostra um histórico cronológico de tudo que aconteceu com o contato dentro da plataforma.
O que aparece no feed
- Negócio movido: Quando o lead mudou de etapa no pipeline (ex: "Movido de Novo Lead para Em Atendimento")
- Tag adicionada/removida: Quando uma tag foi aplicada ou removida, manual ou automaticamente
- Nota adicionada: Quando um atendente registrou uma nota no perfil
- Conversa iniciada/encerrada: Abertura e fechamento de tickets
- Outros eventos: Ações de flows, atualizações de campos
Abas complementares no perfil
Além da aba Atividade, o perfil do contato tem:
- Tarefas: Lista de tarefas vinculadas ao contato
- Notas: Anotações internas sobre o contato
- Agendamentos: Mensagens agendadas para este contato
- Documentos: Arquivos enviados/recebidos
- Pagamentos: Histórico de transações (Business+)
Prioridade de Atendimento
Onde acessar: Painel lateral da conversa (clique no nome do contato dentro do chat) > campo "Prioridade"
Classifique cada conversa com um nível de urgência para que toda a equipe saiba quem precisa de atenção primeiro — sem precisar abrir a conversa.
Níveis de prioridade
| Nível | Cor | Quando usar |
|---|---|---|
| Urgente | Vermelho | Cliente com problema crítico, perda de dinheiro iminente, emergência |
| Alta | Laranja | Negociação quente, follow-up atrasado, reclamação não respondida |
| Média | Amarelo | Atendimento normal que precisa de retorno no dia |
| Baixa | Azul | Consulta simples, sem prazo definido |
Como funciona o código de cores (sistema de pulseiras)
Inspirado na triagem do SUS, a prioridade pinta um degradê de cor no fundo do card da conversa (lista lateral) e no cabeçalho do chat aberto. O gradiente sai da direita e esmaece para a esquerda — quanto mais vermelho, mais atenção o lead precisa.
- Vermelho (Urgente): degradê vermelho no card e no cabeçalho
- Laranja (Alta): degradê laranja
- Amarelo (Média): degradê amarelo
- Azul (Baixa): degradê azul
- Sem prioridade: fundo normal, sem cor
Como atribuir prioridade
- Abra uma conversa no chat
- Clique no nome do contato para abrir o painel lateral
- No campo "Prioridade", selecione o nível desejado
- A cor aparece imediatamente no card da lista e no cabeçalho da conversa
A prioridade e salva automaticamente e persiste entre sessões e atualizações de pagina.
Equipes de Atendimento
Onde acessar: Configurações > Equipes
Equipes agrupam atendentes por função, especialidade ou turno. Ao vincular uma conversa a uma equipe, qualquer membro dessa equipe pode ver e assumir o atendimento.
Casos de uso
Exemplo com 3 usuários (Pedro closer, Pamela SDR, Marcos dono):
Você pode criar duas equipes:
- Prospecção (Pamela SDR) — recebe leads novos que chegam pelo WhatsApp
- Fechamento (Pedro closer + Marcos dono) — recebe leads qualificados prontos para negociar
Fluxo:
- Lead entra pelo WhatsApp → vai para a fila "Prospecção" com Pamela
- Pamela qualifica e move o ticket → passa para a fila "Fechamento"
- Pedro ou Marcos assumem e fecham a venda
Como criar uma equipe com membros
- Va em Configurações > Equipes
- Clique em "Nova Equipe"
- Defina o nome da equipe
- Selecione os membros: clique nos atendentes que fazem parte desta equipe
- Salve — os avatares dos membros aparecem no card da equipe
Os membros podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento editando a equipe.
Diferença entre Equipe e Fila
Na prática, Equipe e Fila são a mesma coisa dentro da plataforma — o campo "Equipe" em uma conversa indica qual grupo de atendentes e responsável por ela. Use o nome que fizer mais sentido para o seu negócio.
Como vincular uma conversa a uma equipe
- Abra a conversa no chat
- Clique no nome do contato para abrir o painel lateral
- No campo "Equipe", selecione a equipe responsável
- A conversa fica visível para todos os membros daquela equipe