Contatos e CRM

Gerenciamento de Contatos

Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Todos

Todos os seus leads e clientes ficam centralizados aqui, independente do canal (WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram).

Informações de um Contato

Ao clicar em um contato, você ve:

Nome e foto
Número de telefone e email
Canal de origem (WhatsApp, Instagram, etc.)
Tags aplicadas
Campos personalizados
Histórico de conversas
Posição no pipeline
Lead Score (Professional+)

Como o nome do contato e definido

O nome exibido para cada contato e determinado automaticamente:

Se o contato esta salvo na agenda do celular vinculado, aparece o nome salvo
Se não esta salvo, aparece o nome que a pessoa configurou no perfil do WhatsApp
Se nenhum nome estiver disponível, aparece o número de telefone
A cada nova mensagem recebida, o nome e atualizado automaticamente com o perfil mais recente do WhatsApp

Contato pertence ao CRM, não ao canal

O ConvertaFlow segue o padrão do mercado (HubSpot, Salesforce, Intercom): seus contatos pertencem a empresa, não ao canal de comunicação. Isso significa:

Excluir uma conexão WhatsApp NUNCA apaga contatos. O lead continua vivo no pipeline, com todas as tarefas, agendamentos, deals, notas e histórico de atividade preservados.
O mesmo contato pode ter conversas em multiplas conexões (ex: número comercial e número pessoal da empresa) sem conflito — cada conexão mantem seu próprio histórico.
Se você trocar de número do WhatsApp e remover a conexão antiga, seus leads continuam intactos na esteira de vendas.

O que é perdido ao excluir uma conexão: apenas as conversas, mensagens e mídia daquela conexão específica. Nada mais.

Reconectar uma conversa

Se um lead não tem conversa ativa (porque a conexão por onde ele falava foi excluida), você pode iniciar uma nova conversa por qualquer conexão ativa:

Abra o perfil do contato
Use a opção "Iniciar conversa" e escolha por qual conexão
Uma nova conversa e criada, mantendo todo o histórico de CRM (tarefas, deals, notas) intacto

Como adicionar contato manualmente

Menu lateral > Contatos > Todos
Clique em "Adicionar Contato"
Preencha nome, telefone (com +55 e DDD) e email
Salve

Importar contatos em massa

Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Importar

A importação tem dois modos:

Importação Inteligente (com IA):

Suba seu arquivo CSV ou XLSX em qualquer formato — não precisa renomear nem reordenar colunas
A IA identifica automaticamente quais colunas correspondem a Nome, Telefone, E-mail, Empresa e Tags
Revise o mapeamento sugerido e ajuste se necessário
Confirme a importação

Dica: a Importação Inteligente entende planilhas exportadas de outros sistemas, listas bagunçadas e arquivos com nomes de coluna diferentes. Você só confere o que a IA sugeriu e confirma.

Padrão (modelo CSV):

Baixe o modelo CSV de exemplo (colunas obrigatórias: nome e número; opcional: email)
Preencha com os dados dos contatos (telefone no formato +5511999999999)
Faca upload do arquivo
Confirme a importação

Tags (Etiquetas)

Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Tags

Tags são rotulos coloridos para organizar e segmentar seus contatos. Um contato pode ter varias tags ao mesmo tempo.

Exemplos de tags: "Cliente VIP", "Lead Quente", "Comprou Produto X", "Black Friday", "Interessado em Curso".

Tags vs Etapas do Pipeline — qual a diferença?

Tags e Etapas do Pipeline (funil de vendas) são coisas diferentes e complementares:

Tags: Organização e marketing. Servem para classificar QUEM e o contato.

Um contato pode ter varias tags ao mesmo tempo
Não tem ordem nem progressão
Principal uso: segmentar contatos para campanhas e filtros
Exemplo: contato tem tags "VIP" + "Comprador" + "Interessado em Curso"

Etapas do Pipeline: Vendas e receita. Servem para acompanhar ONDE o negócio esta no funil.

Um contato tem apenas 1 posição por pipeline
Tem ordem sequencial (Novo > Interessado > Negociação > Fechado)
Cada negócio tem valor em R$
Gera relatórios de vendas e motivos de perda
Exemplo: contato esta na etapa "Negociação" com deal de R$ 5.000

Você pode usar os dois ao mesmo tempo: um flow pode mover o contato para a etapa "Interessado" E adicionar a tag "Lead Quente".

Como criar uma tag

Va em Contatos > Tags
Clique em "Nova Tag"
De um nome e escolha uma cor
Salve

Como aplicar tag a um contato

Na ficha do contato, clique em "Adicionar Tag"
Durante o atendimento no chat, no painel lateral direito: clique em "+ Adicionar" na secao Tags e selecione a tag desejada (você também pode criar uma tag nova ali mesmo, digitando o nome)
Automaticamente via Flow Builder (no "Adicionar Tag")
Via importação CSV (coluna de tags)

Como remover tag de um contato

No chat, clique na badge da tag no painel lateral direito (o X aparece ao passar o mouse)
Na ficha do contato, clique no X ao lado da tag
Automaticamente via Flow Builder (no "Remover Tag")

Como usar tags em campanhas

Na criação da campanha, escolha enviar por Tags (em vez de por lista)
Selecione as tags desejadas (ex: contatos com tag "VIP")
A campanha sera enviada apenas para contatos com aquelas tags

Como usar tags em flows

No "Adicionar Tag": aplica tag automaticamente quando o contato passa por aquele ponto do flow
No "Remover Tag": remove a tag automaticamente
Na "Condição": verifica se o contato tem ou não uma tag específica para decidir o caminho

Tag que move o lead no funil

Você pode conectar uma tag a uma etapa do pipeline: quando a tag e aplicada a um contato, ele e criado ou movido automaticamente para a etapa escolhida. Útil para quem prefere trabalhar com etiquetas no chat e ver o reflexo direto no Kanban de vendas.

Campos Personalizados (Professional+)

Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Campos Personalizados

Crie campos extras para armazenar informações específicas dos seus contatos (ex: CPF, data de nascimento, cargo, observações).

Cada campo personalizado pode ser de um tipo diferente: texto, número, data, lista de opções ou sim/não. Os campos aparecem na ficha de cada contato para preenchimento.

Limites por plano:

Starter: campos personalizados não disponíveis
Professional: 10
Business: 50
Para operações maiores, fale com nosso time

Segmentos (Professional+)

Segmentos são filtros dinamicos que agrupam contatos automaticamente com base em critérios.

Exemplos:

"Contatos com tag VIP que enviaram mensagem nos últimos 7 dias"
"Contatos do Instagram que estão no estágio Negociação"

Lead Scoring (Professional+)

Sistema automático que pontua seus contatos com base em interações. Contatos mais engajados recebem pontuação maior, ajudando a priorizar quem tem mais chance de comprar.

Carteiras

Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Carteiras

Agrupe contatos em carteiras para organizar por atendente responsável ou segmento de negócio.

Empresas

Onde acessar: Menu lateral > Contatos > Empresas

Cadastre empresas e vincule contatos a elas. Útil para vendas B2B.

Não Perturbe (DND)

Onde acessar: Perfil do contato (clique no nome do contato em qualquer conversa) > secao "Não Perturbe"

Ative o DND para proteger um contato de receber mensagens em canais específicos. Útil quando o contato pediu para parar de receber determinado tipo de comunicação.

Canais disponíveis

Todos os canais: Bloqueia qualquer envio para este contato em qualquer canal
WhatsApp: Bloqueia apenas mensagens WhatsApp (campanhas e flows)
Email: Bloqueia emails de marketing e automações
SMS / Chamadas: Bloqueia SMS e chamadas automatizadas

Como usar

Abra o perfil do contato
Role até a secao "Não Perturbe (DND)"
Ative o toggle do canal desejado
A proteção e aplicada imediatamente

Comportamento

DND de "Todos os canais" prevalece sobre configurações individuais
Flows e campanhas verificam o DND antes de enviar — o contato e pulado automaticamente
Atendentes ainda podem enviar mensagens manualmente no chat (DND não afeta o atendimento humano)
O DND não cancela conversas em andamento, apenas previne novos envios automáticos

Feed de Atividades

Onde acessar: Perfil do contato > aba "Atividade" (icone de relampago)

O Feed de Atividades mostra um histórico cronológico de tudo que aconteceu com o contato dentro da plataforma.

O que aparece no feed

Negócio movido: Quando o lead mudou de etapa no pipeline (ex: "Movido de Novo Lead para Em Atendimento")
Tag adicionada/removida: Quando uma tag foi aplicada ou removida, manual ou automaticamente
Nota adicionada: Quando um atendente registrou uma nota no perfil
Conversa iniciada/encerrada: Abertura e fechamento de tickets
Outros eventos: Ações de flows, atualizações de campos

Abas complementares no perfil

Além da aba Atividade, o perfil do contato tem:

Tarefas: Lista de tarefas vinculadas ao contato
Notas: Anotações internas sobre o contato
Agendamentos: Mensagens agendadas para este contato
Documentos: Arquivos enviados/recebidos
Pagamentos: Histórico de transações

Prioridade de Atendimento

Onde acessar: Painel lateral da conversa (clique no nome do contato dentro do chat) > campo "Prioridade"

Classifique cada conversa com um nível de urgência para que toda a equipe saiba quem precisa de atenção primeiro — sem precisar abrir a conversa.

Níveis de prioridade

Nível	Cor	Quando usar
Urgente	Vermelho	Cliente com problema crítico, perda de dinheiro iminente, emergência
Alta	Laranja	Negociação quente, follow-up atrasado, reclamação não respondida
Média	Amarelo	Atendimento normal que precisa de retorno no dia
Baixa	Azul	Consulta simples, sem prazo definido

Como funciona o código de cores (sistema de pulseiras)

Inspirado na triagem do SUS, a prioridade pinta um degradê de cor no fundo do card da conversa (lista lateral) e no cabeçalho do chat aberto. O gradiente sai da direita e esmaece para a esquerda — quanto mais vermelho, mais atenção o lead precisa.

Vermelho (Urgente): degradê vermelho no card e no cabeçalho
Laranja (Alta): degradê laranja
Amarelo (Média): degradê amarelo
Azul (Baixa): degradê azul
Sem prioridade: fundo normal, sem cor

Como atribuir prioridade

Abra uma conversa no chat
Clique no nome do contato para abrir o painel lateral
No campo "Prioridade", selecione o nível desejado
A cor aparece imediatamente no card da lista e no cabeçalho da conversa

A prioridade e salva automaticamente e persiste entre sessões e atualizações de pagina.

Equipes de Atendimento

Onde acessar: Configurações > Equipes

Equipes agrupam atendentes por função, especialidade ou turno. Ao vincular uma conversa a uma equipe, qualquer membro dessa equipe pode ver e assumir o atendimento.

Casos de uso

Exemplo com 3 usuários (Pedro closer, Pamela SDR, Marcos dono):

Você pode criar duas equipes:

Prospecção (Pamela SDR) — recebe leads novos que chegam pelo WhatsApp
Fechamento (Pedro closer + Marcos dono) — recebe leads qualificados prontos para negociar

Fluxo:

Lead entra pelo WhatsApp → vai para a fila "Prospecção" com Pamela
Pamela qualifica e move o ticket → passa para a fila "Fechamento"
Pedro ou Marcos assumem e fecham a venda

Como criar uma equipe com membros

Va em Configurações > Equipes
Clique em "Nova Equipe"
Defina o nome da equipe
Selecione os membros: clique nos atendentes que fazem parte desta equipe
Salve — os avatares dos membros aparecem no card da equipe

Os membros podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento editando a equipe.

Diferença entre Equipe e Fila

Na prática, Equipe e Fila são a mesma coisa dentro da plataforma — o campo "Equipe" em uma conversa indica qual grupo de atendentes e responsável por ela. Use o nome que fizer mais sentido para o seu negócio.

Como vincular uma conversa a uma equipe

Abra a conversa no chat
Clique no nome do contato para abrir o painel lateral
No campo "Equipe", selecione a equipe responsável
A conversa fica visível para todos os membros daquela equipe