Agenda

O módulo Agenda do ConvertaFlow reúne tudo o que você precisa para organizar a rotina de atendimento: um calendário compartilhado, lembretes automáticos por WhatsApp, uma página pública para o cliente marcar horário sozinho e salas de reunião online — tudo dentro da plataforma.

O que você pode fazer

• Ver num calendário só tudo o que ocupa o seu horário, não apenas os compromissos que você criou
• Criar compromissos com data, horário, local e descrição
• Repetir um compromisso automaticamente (diário, semanal, quinzenal ou mensal)
• Alternar entre calendário e lista
• Filtrar o que aparece na tela por tipo
• Vincular contatos do seu CRM a cada compromisso
• Configurar lembretes automáticos por WhatsApp
• Escolher uma cor para cada evento
• Decidir individualmente se sua agenda é visível para a equipe
• Disponibilizar um link público de agendamento para os clientes marcarem horário sozinhos
• Iniciar e participar de reuniões online com vídeo, áudio e chat

Acessando a Agenda

No menu lateral, clique em Agenda. O grupo abre três áreas:

• Calendário — onde você cria e visualiza os compromissos
• Páginas de Agendamento — onde você gerencia os links públicos
• Reuniões Online — onde você cria e acessa as salas de vídeo

No Calendário, a barra no topo do quadro reúne os controles: os botões Hoje e as setas para andar no tempo, a escolha entre Lista e Calendário, as visualizações Mês, Semana e Dia, e o botão de criar um compromisso novo.

Ao lado esquerdo fica um painel com um calendário pequeno para pular rapidamente de mês, a lista dos seus próximos compromissos, o card Meus calendários com as suas contas do Google e os filtros.

Tudo o que ocupa o seu dia, num calendário só

O calendário não mostra apenas os compromissos que você criou à mão. Ele reúne também:

• Horários que os clientes marcaram sozinhos pela sua página de agendamento
• Atividades do seu funil de vendas, na hora e com a duração marcadas no negócio
• Tarefas com prazo (e com hora, quando você marcar uma)
• Mensagens que você programou para enviar
• Eventos da sua agenda do Google, quando conectada

Cada tipo tem cor e rótulo próprios, então você identifica a origem de cada item só de bater o olho.

Filtrando por tipo

No painel da esquerda, em Filtrar por fonte, desmarque o que você não quer ver agora — esconder as tarefas para ficar só com as reuniões, por exemplo. A tela responde na hora. Logo abaixo, a chave Mostrar concluídos/cancelados decide se os itens já encerrados continuam à vista.

Clicando num item

Clicar num item da grade abre um detalhe ao lado do próprio evento, sem sair do calendário: título, dia e horário, a origem (Atividade CRM, Tarefa, Mensagem agendada…) e a marca Atrasada quando o prazo já passou. Para compromissos, os botões de editar e excluir ficam ali mesmo.

Tarefas e atividades do funil têm o botão Concluir nesse detalhe: você resolve a pendência de onde vê o dia, e ela some da grade (ou fica riscada, se Mostrar concluídos/cancelados estiver ligado). O botão ao lado leva ao lugar de origem: Abrir tarefa, Abrir negócio ou Abrir conversa.

Suas contas do Google na Agenda

O card Meus calendários, no painel da esquerda, é onde você conecta a sua agenda do Google — uma conta ou várias: a pessoal, a da empresa, a de um sócio. Cada conta conectada aparece como uma linha própria, e logo abaixo dela a lista dos calendários daquela conta.

Conectando uma conta

Clique no + do card e escolha Google Agenda. O Google abre o seletor de contas; escolha a que quer conectar e autorize o acesso. Ao voltar para o ConvertaFlow, a conta já está na lista e os eventos dela começam a aparecer no calendário em instantes. Para conectar outra, repita pelo mesmo botão.

A primeira conta conectada é a principal, marcada com uma estrela ao lado do nome. É para ela que vão os compromissos criados aqui quando você não escolhe outro destino. Para trocar a principal, use o menu da conta e escolha Tornar principal.

Escolhendo o que aparece

Cada calendário da conta tem uma caixa de seleção. Marcado, ele entra na Agenda; desmarcado, os eventos dele saem da tela. A estrela ao lado de um calendário define para onde vão os compromissos que você cria no ConvertaFlow: um calendário por conta.

Se você criar um calendário novo no Google, use Atualizar lista de calendários no menu da conta para ele aparecer aqui.

Sincronização nas duas direções

Os eventos do Google são buscados automaticamente a cada poucos minutos. Quer ver uma novidade agora? O botão de sincronizar, na linha da conta, busca na hora. Um evento vindo do Google pode ser editado aqui como qualquer compromisso, e a alteração volta para o Google. Do mesmo modo, um compromisso criado aqui aparece no calendário escolhido da sua conta.

Os eventos que vêm do Google são vistos só por você, a menos que a conta esteja marcada para compartilhar com a equipe.

Configurações e reconexão

O ícone de engrenagem do card abre as configurações de calendários: apelido de cada conta (por exemplo, "Pessoal" e "Empresa"), quais calendários entram, quando foi a última sincronização e o botão para recarregar a lista.

Se o Google deixar de aceitar o acesso de uma conta — por exemplo, depois de você trocar a senha ou revogar o acesso nas configurações do Google — a linha dela mostra o aviso Reconectar. Clique nele, autorize de novo e a sincronização volta de onde parou. Para remover uma conta, use Desconectar no menu dela.

No painel da esquerda, o card Próximos lista o que vem nos próximos 30 dias, independentemente do mês ou da semana que está aberto. Ele começa com os seis primeiros; Ver mais amplia a lista.

Modo lista

Quando o mês está cheio, a grade fica apertada. Clique em Lista na barra do topo para ver o mesmo período como uma sequência organizada por dia, com horário e título de cada item, um embaixo do outro. O dia de hoje aparece destacado.

O modo escolhido fica gravado no endereço da página: você pode salvar nos favoritos ou mandar o link para alguém já abrindo do jeito certo. Andar no tempo com as setas continua funcionando na lista, do mesmo jeito que no calendário.

Criando um compromisso

1. Clique em qualquer data do calendário, ou no botão + Novo Compromisso. Na visão de semana ou de dia, você pode arrastar na grade para já marcar o início e a duração
2. Preencha o título (obrigatório), data e horário de início e fim
3. Adicione local e descrição se quiser
4. Escolha uma cor para facilitar a identificação visual
5. Selecione contatos do CRM a vincular ao compromisso (opcional)
6. Configure um lembrete via WhatsApp para o contato (opcional)
7. Se ele se repete, escolha a frequência (diário, semanal, quinzenal ou mensal) e até quando
8. Decida se este compromisso ficará visível para sua equipe
9. Clique em Salvar

Compromissos que se repetem

Ao marcar uma repetição, as ocorrências seguintes aparecem sozinhas no calendário — você não precisa criar uma por uma.

Vale saber: a repetição é tratada como um conjunto. Editar ou cancelar o compromisso altera a série inteira, não apenas o dia que você abriu. Se um encontro específico precisa mudar de horário, o caminho é cancelar a série e criar o novo arranjo.

Visibilidade: sua agenda é sua

Cada usuário tem controle total sobre o que compartilha. Ao criar um compromisso, você pode marcar se ele será visível para a equipe ou ficará privado — apenas para você.

Essa decisão é individual por compromisso. Não existe regra automática por cargo: mesmo que você seja supervisor, só verá os compromissos que cada membro decidiu compartilhar.

Lembretes via WhatsApp

Ao criar ou editar um compromisso, você pode configurar um lembrete automático que será enviado por WhatsApp para o contato vinculado antes do horário marcado.

O lembrete inclui automaticamente o nome do contato, o título do compromisso, o horário, a data e o local. Você também pode personalizar o texto completo da mensagem ao criar o lembrete — use as variáveis {name}, {title}, {time}, {date}, {location} e {minutes_before} para torná-lo mais natural.

Os lembretes são processados automaticamente pela plataforma a cada poucos minutos e enviados pelo número WhatsApp ativo da sua conta.

Editando ou excluindo um compromisso

Clique sobre qualquer evento no calendário para ver os detalhes. No painel que abre, você encontra os botões Editar e Excluir. Apenas quem criou o compromisso pode editá-lo ou excluí-lo.

Link público de agendamento

Em Agenda > Páginas de Agendamento, você cria links públicos que permitem ao cliente marcar um horário sozinho, sem precisar entrar em contato. Funciona como uma agenda de marcação online.

Para criar uma página:

1. Clique em Nova página
2. Dê um título (ex: "Consulta inicial")
3. Defina o endereço curto do link (gerado automaticamente a partir do título, mas você pode ajustar)
4. Adicione uma descrição, se quiser
5. Escolha a duração padrão do atendimento (em minutos)
6. Salve

Cada página gera um link próprio que você pode copiar e compartilhar com os clientes — por WhatsApp, redes sociais, assinatura de e-mail ou onde preferir. Quem acessa o link escolhe o dia e o horário disponíveis e confirma o agendamento, que aparece automaticamente na sua Agenda. Você pode ter quantas páginas quiser e ativar ou desativar cada uma quando precisar.

Reuniões Online

Em Agenda > Reuniões Online, você cria salas de videochamada com vídeo, áudio e chat — sem instalar nada, tudo pelo navegador.

No botão Nova reunião, você escolhe entre:

• Iniciar reunião instantânea — cria a sala e entra na hora
• Criar link para depois — gera o link da sala sem entrar agora, para compartilhar antes do horário
• Agendar no calendário — cria um compromisso na Agenda já com a reunião vinculada

Para entrar numa reunião que já existe, basta colar o link ou o código no campo de entrada e clicar para participar. A página também lista suas reuniões próximas e as passadas, com botão para copiar o link, abrir a sala ou encerrar quando terminar.

Dentro da sala você tem os controles de microfone, câmera, chat em português e fundo virtual (desfoque ou imagem personalizada). O link de cada reunião é fixo: depois de compartilhado, ele continua o mesmo até a reunião ser encerrada.

Durante a reunião você também conta com o Assistente de Reunião: sugestões de venda em tempo real e anotações com resumo automático, num painel só seu ao lado do vídeo. Veja o artigo Assistente de Reunião para detalhes (disponível nos planos Growth ou superiores).

Em breve

• Outras agendas — conexão com calendários da Microsoft (Outlook) e da Apple (iCloud), pelo mesmo card Meus calendários